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檔案與文件、資料的區別和聯系

放大字體  縮小字體 發布日期:2017-10-30  來源:中國家居網  作者:[db:作者]  瀏覽次數:1150
核心提示:  一、如何定義檔案與文件的聯系我們研究任何一個對象的時候,首先不要人為地把這個對象同其他的對象牽扯一起,這樣對我們科學、客觀地認識事物沒有什么幫助,我們認識任何事物都必須從實際出發,不能想當然,甚至

  一、如何定義檔案與文件的聯系我們研究任何一個對象的時候,首先不要人為地把這個對象同其他的對象牽扯一起,這樣對我們科學、客觀地認識事物沒有什么幫助,我們認識任何事物都必須從實際出發,不能想當然,甚至是刻意地對實踐對象加以修飾。

  對檔案這一事物應該怎樣從實踐中界定,是正確認識檔案的關鍵,也就是說,檔案是什么,檔案是因為記憶的需要而存在,但作為檔案的前身并不全是因為記憶的需求而形成的。從實踐的層面看,檔案從遠古到今天,它一直是一種人們保存起來的記憶,在這里它同文物的最大區別就在于檔案不僅具有歷史價值,最重要的存在意義是記憶的價值。

  原本檔案同文件、資料、文物、圖書的區別是非常明顯的,正因為這種明顯的區別才有了圖書館、博物館、檔案館這樣一些不同的社會工作部門。

  檔案,如何定義,如果通俗地解釋檔案的話,檔案其實是具有記憶價值的各種形式的歷史遺留物。這種歷史遺留物因具有記憶價值,所以可以作為一種憑證,作為一種歷史來使用和研究。這里的記憶價值,實際上是區別于圖書和資料的價值而言的,記憶價值應包含有真實、原始性的價值。

  可以說,當人類具有了某種保存記憶的意識和行為之后,就有了我們今天所稱的檔案,而文件則不是因為保存記憶的需要形成的,顯然檔案與文件沒有什么屬性上的共同點。檔案不是文件,文件不等同于檔案。

  我們在自然界中可以看到不少這樣的現象,不同屬性的東西可以進行一體化的管理,但這并不能說,這些不同屬性的東西是同物。筆者贊同“文檔體化管理”之說,但絕不視檔案與文件為物“,因為管理只是種手段,任何管理方式都不可能改變管理對象的本質屬性。

  二、檔案形成的“自然”說與“意識”說檔案究竟是自然形成的,還是有人為意識導致而形成的,對我們認識檔案的本質屬性有一定幫助。檔案作為人類的記憶,最早因為人們是使用結繩來記事的,這樣的結繩也就成了我們所能了解到的最早的檔案。這樣的檔案顯然是人們刻意為之,主觀創造出來的。但當文字出現之后,繼之以文字記事,那么大凡記事的文字,多可能成為檔案,但這些文字材料多是一種伴生物,用于交流、處理事物的。自從有了這種文字的材料之后,人們還是會有意地把那些認為是“存史”價值的文字材料保存下來,這種意識同最早的結繩記事的初衷并沒有什么不同。這就是原始檔案同人類有了文字之后的文字類檔案的區別。但此類文字材料旦被認為有存史的價值,作為種記憶被保存了下來,那么它就同這種打了結的繩子的作用就沒有什么區別了。通過這樣的分析,我們可以理出一個頭緒,今天講的文件多不是因為保存記憶的需要形成的,而是伴隨著人類的生產、生活等社會活動產生的,但當某些文件具有了存史的記憶價值,那么這樣一類的文件被人為地保存下來,如是就是我們講的檔案。

  從社會學的角度看,檔案現象的存在和檔案職業的形成,顯然是出于人類“保存記憶的需要”,這種需要怡怡是我們研究檔案現象的邏輯起點和推動檔案事業發展的重要動因。從人類保存記憶的需要研究檔案,人們刻意保存下來的歷史遺物,作為檔案這樣的遺物必須具有記憶價值,而這些遺物正是因為有了這樣的價值才會被人們作為檔案保存起來。這里應該明確的是,任何具有記憶價值的歷史遺留物當被人們保存起來作為記憶的才可稱之為檔案,于是我們能夠得出這樣的結論,檔案是人類刻意保存下來的有記憶價值的歷史遺物,檔案不是自然形成的。

  三、檔案的內涵與外延遠大于文件個明擺的事實是:能夠產生文件記錄的社會活動相當有限,很多人類的社會實踐并不伴生文件,如果僅僅依賴伴生的文件記憶歷史,必然導致歷史的缺失,使歷史出現“盲區”。硬把檔案和文件扯在一起,任意擴展文件的外延,希望文件這一概念能夠涵蓋人類的所有活動領域,這種愿望是好的,但實際情況是,當我們只有正確地認識文件與檔案的差異,才能認識檔案與文件的聯系。客觀地講,目前各級各類檔案館和機關檔案室保存的檔案,其前身絕大多數都是文件,這些原來被稱之為文件的檔案,似乎只是換了一個保存的場所,在文書處理的辦公室叫文件,移到了檔案室又被改稱為檔案。所以,當有記憶價值的文件被人們刻意地作為記憶保存下來的時候,這樣的文件再不能稱作為文件了,而應該改稱為檔案。文件保存地的變化意味著一種價值的改變,價值變了,事物的屬性也就改變了,檔案界把這樣的改變,稱之為“歸檔”。實際上“歸檔”在檔案學的理論研究中是個很重要的概念。

  應該說,具有記憶價值的歷史遺物,不僅僅包括文件,像帶有文字的青銅器,還有油田建設中鉆探取得的巖樣,各種航拍的照片等等,如果說這樣的材料不是文件的話,那么由文件轉化而來的檔案雖然數量比較大,但文件能夠記錄的記憶,還遠不同于檔案記錄的記憶,檔案記錄的記憶應該是人類活動的全部,而不是一部分,或一大部分。正是由于長期以來形成的,“檔案源于文件”和“文件就是檔案”的這樣的傳統認識,造成了我國檔案館室藏單,檔案館、室庫存房里單的由文件轉化而來的檔案,使檔案館的門類結構不合理,進而造成檔案館門庭冷落,來檔案館利用檔案的只是一些機關干部、學者、教授,一般的老百姓離檔案館越來越遠,建設公共檔案館的愿望將難以實現。

  如前所言,要實現檔案館的公共性和存史功能,館藏檔案的來源范圍要涉及到人類活動的各個方面,對非規范和隨機形成的有記憶價值的材料,檔案館、室要特別注意對它們的收集。要把我們的檔案館建成公共檔案館,檔案的來源如果只是文件的話,那么我們的公共檔案館也只能建在紙上,建在學者們的著作里。

  檔案的內涵與外延顯然是遠遠大于文件的,不是說我們人為地改變“文件”的外延,搞一個“廣義文件”的概念就可以讓“文件”的內涵與外延同“檔案”的內涵與外延等同起來。我們承認文件與檔案之間的密切聯系,承認在有記憶價值的歷史遺留物中,不具現行價值的文件是最讓我們關注的有記憶價值的材料,而且文件與檔案的形成有著某種非常緊密的聯系,這樣的聯系甚至于讓我們感覺得到文件與狹義的檔案之間存在著一種生命的轉換現象,但要使那些“非文件性檔案”重新回歸于“文件性檔案”顯然有人為的創意性的動機存在,因為檔案的內涵與外延是文件難以涵蓋的,無論我們怎樣地去改造“文件”的概念都無法做到這一點。

  四、從狹義的檔案范疇看“文件檔案生命理論”

  怎樣看待文件生命周期理論,我國檔案學界進行了長期的爭鳴。文件生命周期理論把文件與檔案視為同事物的不同階段價值體現,把文件的生命過程劃分為不同的價值階段,由于認識上的分歧,對文件生命不同周期的價值的認識不同,對文件生命周期的階段劃分也就不同但在研究文件生命周期的過程中,應該明確的是,首先,我們是在“文件檔案”的范疇中討論這樣一個問題的,也就是說在狹義的檔案范疇,而不是在廣義檔案的范圍,在廣義檔案的范疇,“文件生命周期理論”是不成立的;其次,“文件生命周期理不奇怪,就是說,”文件生命周期理論“在不同的國家由于政治體制的差異會出現不同的版本,但這些不同的版本同樣都可能是同一個理論的不同的表現形式;第三,文件的生命過程并不再現出一種周期性的特點,而似乎是線性的,文件從形成至消亡是個”生命“的過程。

  文件從形成到歸檔成為檔案,是一個生命的過程。在這個過程當中,處在不同階段的文件的價值不同,正是根據這樣的理性認識和我國的體制,我國的文書、檔案工作機構出現了,這種體制是,文書部門到機關檔案室至檔案館這樣的設置形式。我們把機關檔案室和檔案館保存的“文件檔案”都稱之為檔案,中國的文件生命理論,實際上是“文件檔案生命理論”。

  理論實際上是文件從形成到歸檔的一個過程,處在這個過程中的不同階段的文件具有不同的價值,由于價值的差異在這個過程中文件的性質將發生改變成為一種新的個體,這種個體叫檔案。

  我國的“文件檔案生命”理論是植根于中國傳統文化基礎之上的,符合我國國情的檔案學的思想理論,是科學的,值得倡導的。中國人把文件的生命過程中的價值變化分為三個階段,即文件價值階段、檔案室檔案價值階段、檔案館檔案價值階段。

  也就是在我國檔案工作者的思維中,檔案可分為檔案室檔案和檔案館檔案,“檔案館檔案”同“檔案室檔案”的價值還是有些區別的。

  在檔案學理論的研究過程中,我們是要關注時代的變化和新的科學技術的發展對檔案工作和檔案學進步的影響,要借鑒國外有益于我們的科學研究成果,尤其是檔案學研究的新的成果,但有條不能忘的是,我們的科學,尤其是社會科學,它同我們國家傳統的文化聯系很深,任何脫離我國文化和實踐的研究都不會有什么意義,中國的檔案學并不落后,中國的檔案學是建立在中國文化基礎之上的,中國的文化是中國檔案學發展的沃土。

  統計(作者單位:河北省公路工程定額站)

 
 
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