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淺析電子文件檔案開發和利用

放大字體  縮小字體 發布日期:2017-10-27  來源:中國家居網  作者:[db:作者]  瀏覽次數:746
核心提示:  2006年12月貨連云港師范高等專科學校學報淺析電子文件檔案開發和利用楊暉(連云港質量技術監督局情報所,江蘇連云港222004)特點,從內容、磁盤登記、技術措施上確定電子文件的原始性,從提高管理人

  2006年12月貨連云港師范高等專科學校學報淺析電子文件檔案開發和利用楊暉(連云港質量技術監督局情報所,江蘇連云港222004)特點,從內容、磁盤登記、技術措施上確定電子文件的原始性,從提高管理人員素質、創新開發利用方法等方面來提高電子檔案的社會效益。

  21世紀是網絡的時代,計算機的廣泛應用,使辦公自動化、信息無紙化,由此大量產生的電子文件,對傳統檔案管理方式產生了極大影響,電子文件檔案信息化成為新形勢下檔案管理工作的必然趨勢。如何利用信息網絡技術發展檔案事業,成為當前一個亟需解決的實際問題。本文就電子文件的形成、原始性認定、檔案化管理等方面談些看法。

  一、電子文件的形成與特點電子文件這一概念最早出現在美國,聯邦管理法規將電子文件解釋為:包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上,并且符合文件的定義。國際檔案理事會電子文件委員會的定義為:電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。

  電子文件在我國的出現是在20世紀90年代。

  國家檔案局于1996年9月成立了“電子文件管理歸檔研究領導小組”,初步把電子文件解釋為“能被計算機系統識別、處理,按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上,并可在網絡上傳送的數字代碼序列。,目前普遍的定義是,所謂電子文件指人們在社會活動中形成的,以計算機磁帶、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的物質。主要包括電子文書、電子報表和電子圖片等信息。與現行的紙質文件相比,電子文件具有以下幾個特點:(1)電子文件的載體是借助現代辦公設備(如電腦)來利用,不象紙質檔案那樣單一,同一個電子文件中的正文、圖形、附件等可以不在載體上連續存放,甚至可以保存在不同的載體上而不影響其正常顯示;(2)電子文件的使用方式不同,從實態檔案轉化為電子檔案,是將原有的檔案內容依據計算機技術對檔案信息進行重組,以方便用戶進行檢索、傳輸、摘錄和分析等處理,網絡信息的組織更新快速、準確;(B)電子文件的存儲方式不同,電子檔案并非一個儲藏檔案的實體,而是以用戶為中心的虛擬電子信息系統,其對環境的溫度、濕度、防電磁干擾等條件的要求較高。

  二、電子文件原始性的認定檔案在社會生活中的作用是基于它的原始性,對于任何一項載體在內容和形式上的變化,人們都有理由對它的原始性表示質疑。而電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性,使其在形成、處理、保管、利用等各個環節中,信息都有被更改、丟失的可能。因此,對電子文件的原始性進行認定有著特殊性和重要性。

  電子文件認定的原則電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性,使電子文件在形成或傳輸過程中存在著被改動的可能。處理后的電子文件是否與原來的一樣,存在著認定上的困難。在沒有通過立法來規范電子文件的原始性和真實性的情況下,對于電子文件原始性的界定可遵循這樣一個原則:即以文件所含信息的真實、準確,即內容的原始性為唯一標準,而不管文件載體、字跡、格式等外在表現形式是否發生變化,只要它的內容確定,是當時由原作者撰寫或制作,此后從未修改過,我們就應該承認它的原始性,盡管它沒有固定的載體,沒有實在的物理形態,甚至因轉換而失去了原來的格式。

  建立磁盤文件登記制度建立一套科學、合理、嚴密的管理制度,從每一個環節堵塞信息失真的隱患,是維護電子檔案原始性、真實性的最重要措施。首先,要先由文書處理部門按照電子文件是否要歸檔為原則進行初步鑒定,然后再依據文件性質分別拷入軟盤,并在磁盤上貼標簽,統一登記入冊,使計算機硬盤只作臨時存儲的媒介;對中途需打印、修改、復制的文件,必須建立嚴格的部門審批、登記制度。同時,檔案部門對已歸檔的電子檔案要履行嚴格的移交、登記、管理制度。

  電子文件原始性的技術保障電子文件是高科技的產物,它的各種性能是由技術決定的,一般認為電子檔案所存信息在二十年左右會消失,然而究竟在什么環境、什么時間信息開始丟失卻沒有明確結論,這在一定程度上使檔案憑證作用受到影響。隨著電子文件的廣泛使用,信息安全技術就顯得特別重要,電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應積極采用各種最先進的技術措施,如:簽署技術、信息認證技術、身份驗證技術、加密和防修改等高新技術提高電子文件的可靠性和真實性。鑒于電子文件可隨時變換載體或被不留痕跡地改動,可采取辦公軟件用電子印章或電子簽名的方法對電子文件進行簽發處理;有的辦公自動化網絡中,可自動對每份電子文件的修改、存取、傳輸等任何操作都進行實時登記,以密碼形式存儲并有防刪改措施,從而為隨時印證該電子文件的來龍去脈提供完整、細致的查考信息。已歸檔的電子文件,在檔案管理與提供過程中,可以采取對電子文件的數據加密、用戶識別、終端識別、掃描輸入原始簽名及數字時間印章法等技術措施。“數字時間印章法”是當前一種最新的方法,可用來確保文件的原始性。倘若歸檔的電子文件被刪除或修改該文件生成時在網上登記的時間也是無法改變的,從而保證電子文件的安全性。

  三、電子文件檔案化管理傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象,經過長期實踐形成一套工作流程和方法,由檔案部門管理,定期歸檔。而電子文件隨時產生,隨時更改存貯在計算機系統數據庫中,并以規定的數據格式進行數據備份,這就要求對傳統的檔案管理方式和方法進行創新。

  提前介入電子文件的形成、運作電子文件的形成、運作和管理,應當由主管部門或負責人統一協調,指定專門機構或人員負責;在電子文件形成、積累、歸檔、保管過程中,應及時登記設備環境、相關數據等,以保證電子文件歸檔的質量;生成電子文件的專用軟件必須一同歸檔;對已歸檔的電子文件的管理,應有嚴格的制度和有效的技術措施確保其信息的安全;作為檔案長期保管的電子文件應與相同的紙質文件或硬拷貝一同歸檔;為確保歸檔電子文件的完整性和有效性,應當從電子文件形成起,就進行妥善的管理;定期把符合歸檔條件的電子文件信息聯機傳送,在計算機網絡上集中,并按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體上。

  做好電子文件的保存保管電子文件使檔案館本身由靜態的文件保管基地逐漸變成‘虛擬檔案館“,電子文件以電磁形式保存在特定載體上,理論上可以長期保存,但由于保存電子文件環境的偶然性,使得電子文件的保存有一定的具體時效要求。因此,通過計算機以及網絡系統、采用圖文掃描、數據安全等先進的技術對電子文件信息進行集中統一處理,并由檔案部門進行分類、整理、編目,以標準化的數據格式進行保管、存儲,以符合電子文件歸檔的標準確保檔案的完整與安全。電子文件的保存必須采取異地異質保存,對于長久保存的電子文件,由于載體不同,需要定期進行復制,進行有效地異地、異質備份,保證文檔的安全性。要充分利用信息安全保密方面成熟的技術,采用防火墻、安全代理等技術防止外部攻擊,在管理和技術上預防內部成員泄密,保證電子文件的可靠性和安全性。

  提高檔案管理人員素質高精尖的技術和嚴準實的制度要靠人來執行,電子檔案管理人員要適應新形勢,就必須應用信息技術,學習、消化信息技術的成果,因此要加快檔案人員知識結構的更新,多途徑培養高層次、復合型人才,以適應信息技術發展的需要。同時,要不斷地提高電子文件的制作者和管理人員一絲不茍的工作作風和精益求精的技術水平,這是加強電子文件管理的根本措施。

  創新電子文件查詢使用方式鑒于電子文件在系統使用過程中,只有注冊為本系統的成員,才能按檔案系統管理員給定的權限進行使用,并在規定的時間內人工或自動歸檔。因此要更新傳統檔案管理理念,讓電子文件的檔案管理工作向社會化、標準化、網絡化管理方向推進;同時應考慮電子文件檔案信息資源共享,以確保電子文件檔案化管理工作順利開展。

  總之,隨著電子信息技術的進步、電子文件管理水平的提高以及有關法律的建立和完善,電子文件檔案化管理對檔案部門、電子文件形成部門都具有現實意義。檔案管理部門應積極推進電子文件的標準化、法制化,加強電子文件的檔案管理,以確保電子文件檔案化管理工作順利開展,使其在經濟發展、社會活動、文化傳承中充分發揮作用。

 
 
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