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如何控制技術文件資料

放大字體  縮小字體 發布日期:2017-10-26  來源:中國家居網  作者:[db:作者]  瀏覽次數:714
核心提示:  (交通部第四航務工程勘察設計院檔案情報科,廣東廣州510230)據作者親身實踐,闡述了了在實施質量體系認證過程中檔案部門如何進行文件資料控制與管理的做法。  四川檔案2000.5文件資料的控制是質

  (交通部第四航務工程勘察設計院檔案情報科,廣東廣州510230)據作者親身實踐,闡述了了在實施質量體系認證過程中檔案部門如何進行文件資料控制與管理的做法。

  四川檔案2000.5文件資料的控制是質量體系中重要的構成要素,是企業質量體系運作的重要依據,它直接關系到質量體系有效性的發揮,是整個質量體系認證過程中重點評審的要素,所以其管理狀態將直接影響企業質量體系認證的結論。

  在實施質量體系認證過程中,檔案部門如何進行文件資料的控制與管理,筆者結合親身實踐,談談自己的經驗。

  一、根據標準,界定技術文件和資料的受控范圍系文件和滿足產品質量要求所涉及的技術性文件,其中包括必要的分承包方文件。“資料”一般指與質量體系運行有關及直接影響產品質量的文件,常作為編制企業文化的依據。文件和資料控制范圍應包括與所選擇的質量體系標準有關的所有文件和資料,還包括適當范圍的外來文件。在所有文件中,主要是質量體系文件,包括質量手冊、形成文件的質量體系程序和其它如作業指導書、報告、表格等文件。

  標準的要求,我們把所有技術文件和資料分成質量體系文件、技術性文件和外來質量文件三部分。質量體系文件包括:a)質量手冊;b)程序文件;)質量計劃;d)質量記錄、作業指導書;)審核報告。技術性質量文件包括:a)本院編制的標準、規范、通用圖冊、工藝文件;)本院開發的軟件。外來質量文件包括:a)上級頒發的有關勘察設計方面的方針、政策、規定、條件、辦法及各項技術標準、規范、定額、標準圖、通用圖和統一技術措施;b)國內引進的軟件。通過界定技術文件資料的受控范圍,明確檔案資料管理的職責范圍,做到有的放矢。

  二、建立質量體系文件,健全檔案技術資料管理標準建立質量體系文件,是建立并保持企業質量體系有效運作的重要基礎工作,也是企業為達到所要求的產品質量、評價質量體系以及進行質量改進必不可少的依據。依照標準要求,我們在技術文件資料的控制以及相關要素方面建立了一系列的質量體系文件,并對原檔案技術資料的管理制度進行了較為全面的修改、補充,編寫了文件和資料控制程序、質量記錄控制程序、勘察設計成品標識和可追溯性控制程序以及相應的作業指導書,包括科技檔案管理的程序及辦法、科技文件材料歸檔規定、計算書編寫、審查與歸檔規定、勘察設計原始資料控制規定、技術資料管理制度等涉及檔案、技術資料管理工作的體系文件,并組織檔案資料管理人員參加質量體系內審員培訓及質量體系文件的學習,吃透標準。在實際工作中,管理人員認真按規定嚴格執行質量體系文件。

  三、加強對受控技術文件資料的動態管理為提高技術文件資料的控制與管理質量,提高管理工作效率,我們成立了以“技術資料控制與管理的優化”為研究課題的5C小組,強化對受控技術文件資料的動態管理。

  首先,把好歸檔文件資料的驗收關。對歸檔的文件圖紙的格式、編號、版次、圖簽、簽署、計算書目錄填寫等一一進行嚴格把關,將不符合要求的勘察設計產品文件退回有關部門返工。特別是工程質量記錄,它是質量文件的重要組成部分,必須按文件和資料的要求加以控制,其數量多,涉及面廣,控制起來難度較大。我們將所有質量記錄110個表格匯編成冊,在工程文件資料歸檔的同時,重點檢驗其質量記錄表是否完整齊全,使歸檔的勘察設計成品基本符合質量要求,提高了工程技術文件資料的歸檔率、完整率和準確率。

  其次,結合檔案工作目標管理辦法,對文件技術文件資料進行科學整理和保管。按照質量體系文件規定,我們結合檔案工作目標管理辦法,在技術文件資料入庫前進行科學的分類、編目、造冊,編制有效版本清單,對不同的勘察設計文件資料采用交通部科技檔案分類編號辦法及足其可追溯性。我們編制了四航院科技檔案總目錄、四航院科技檔案分類目錄,定期修改編制四航院外來標準規范現行有效版本目錄、四航院外來標準圖、通用圖、定額現行有效版本目錄等發放到各使用場所,使勘察設計人員對工作中可以使用的技術文件資料一目了然,并保證有效版本文件資料的使用。同時我們嚴格執行技術文件資料的發放審批、發放登記、修改申請、修改審批手續,并采取“七防”措施,以防止文件資料在保管期內變質、損壞或丟失,確保技術文件資料的安全。

  第三,及時掌握技術文件資料修訂和更改信息,清理作廢版本。由于技術文件資料的數量和種類很多,內容廣,我院共有二十多個專業,有些重要的資料如標準規范必須專業人員人手一冊,要做到及時準確地掌握上級各行業頒布的各專業技術文件資料修訂和更改的最新信息,的確不容易,我們盡量從收發文件、新書征訂目錄和訂購的有關報刊和標準新舊對照目錄,或從其它單位想方設法搜集有關信息,及時了解有關技術文件資料的最新情況,編制作廢版本清單,發放到各使用場所,同時回收各使用場所的失效、作廢文件資料。對少數需保留的失效、作廢文件資料一律進行標識,加蓋作廢章,與有效版本隔離存放,以防誤用。

  以上做法,對于強化技術文件資料的控制與管理,充分發揮檔案資料工作在維系質量體系有效運行過程中的重要作用,進一步完善質量體系,起到了很大作用。

  同時,通過實施質量體系認證,全面提高了檔案資料的管理水平,提高了檔案資料管理人員的整體素質,使檔案工作目標管理活動與質量體系接軌,更好地為實際工作服務。

 
 
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