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中外文件檔案一體化思想比較

放大字體  縮小字體 發布日期:2017-10-26  來源:中國家居網  作者:[db:作者]  瀏覽次數:769
核心提示:  安教育學院學報中外文件檔案一體化思想比較蔣成蘭(安大學綜合檔案室,安合肥230039)文件管理和檔案管理關系密切,通過實施文件檔案一體化管理,可以減少重復性勞動,提高工作效率。中外文件檔案一體化思

  安教育學院學報中外文件檔案一體化思想比較蔣成蘭(安大學綜合檔案室,安合肥230039)文件管理和檔案管理關系密切,通過實施文件檔案一體化管理,可以減少重復性勞動,提高工作效率。中外文件檔案一體化思想存在著差異。在借鑒吸收國外有關理論并結合中國的實際情況基礎上,我國的文件檔案一體化思想呈現出階級性變化,并逐步與國外檔案學者的認識趨于一致且不斷完善文件檔案一體化;文件管理;檔案管理;文件生命周期理論20世紀80年代中后期以來,我國檔案學界對文件檔案一體化管理進行了一系列的探討。到目前為止,文件檔案一體化管理的思想已初具雛形。雖然國外檔案學者并未明確提出“文件檔案一體化”這一概念,但西方檔案學者仍準確地理解了文件與檔案管理之間的關系。中外文件檔案管理一體化思想存在相異之處,有必要對其進行探討。

  一、西方國家檔案學界對文件檔案一體化管理的認識西方國家檔案學者認為文件與檔案關系密切,主要表現為:檔案由文件轉化而來,是文件中的特殊部分,文件和檔案是同一事物在不同運動階段上價值形態變化的體現文件與檔案的密切關系,決定了文件管理與檔案管理之間也存在緊密的聯系。

  第一,文件管理是成功進行檔案管理的條件。這是因為,檔案是由文件轉化而來的,因而文件的質量如何直接決定著檔案的質量,文件管理的好壞也決定了檔案管理的成敗。美國檔案學者謝倫伯格在其代表作現代檔案——原則與技術中指出:“檔案工作者在對文件進行整理、編目、鑒定和提供利用過程中所遇到的全部問題都溯源于各政府機關對這些文件的處理方式”這表明,他已把機關的現行文件管理視為檔案管理的源頭。

  第二,檔案是文件管理的延續和發鍰從實質上講,文件管理歸檔轉化為檔案后,文件管理并未結束,因為檔案管理是文件管理的延續和發鍰第三,文件管理和檔案管理是文件管理生命歷程的完整的“工程體系”。文件管理是檔案管理的前提的條件,檔案管理是文件管理的繼續與發展,二者關系密切,都是“管理人類文明發展規律的記錄”這項業務活動的組成部分。美國檔案學者詹姆斯羅茲曾指出,在發展文件管理和檔案管理各分支活動的同時,決不能忘記每一分支活動的目標都是有序、簡捷而經濟地管理人類文明發展的記錄。

  第四,檔案機構和檔案人員的參與,是文件管理質量的重要保證。國外機關內部大多未設立類似于我國機關檔案室的專職機構,現行文件是由文件制作人或承辦人自行保管,半現行文件往往送到文件中心保存。文件中心也屬于檔案系統,其工作人員由檔案館負責提供。這種文件管理體制,可以使文件的整個生命過程在檔案機構和檔案人員的參與下得到有效控制,確保文件管理的質量,同也為檔案管理奠定良好的基石出。

  第五,文件管理人員與檔案管理人員存在著相互依存、促進而又各自獨立國外有著檔案機構和檔案人員參與文件管理的傳統,但是并不意味著檔案人員可以取代文件管理人員,他們是相互獨立的。相反,檔案人員的參與,說明了其與文件管理人員存在著相互依存、促進的關系。詹姆斯羅茲曾指出:檔案工作者和文件管理人員的關系將繼續下去,因為它是一種建立在相互依賴,相互促進基礎上的天然關系二、我國檔案學界對文件檔案一體化管理的知識我國檔案學界對文件檔案一體化管理在理論上和實踐上不斷進行探索,呈現出了階段性變化的特征。

  第一階段,我國檔案學者提出文件檔案一體化管理就是將機關公文處理與文件歸檔有機結合起來由機關的文書處理部門、業務部門及有關的文書工作人員承擔機關的文件立卷和歸檔工作,并在文書處理時就將有關信息摘錄整理,作為以后立卷工作的依據,從而可以減少重復勞動,有效地保證歸檔案卷的質量。

  第二階段,在電子計算機技術廣泛運用的條件下,文件檔案一體化思想強調運用計算機技術將文書處理工作與檔案管理工作通過一種新型方式即虛擬組卷而聯系起來,從而提高工作效率和工作質量。

  并不斷完善發展在這種背景條件下,我國的檔案學者提出檔案室檔案館員。

  文件檔案一體化管理應是運用電子計算機技術,遵循文件生命周期理論,對文件的制作、現行使用、暫時保存和永久保存四個階段實施全程管理,從而達到利用電子計算機技術,實現文書與檔案資源的最佳利用效果第四階段,在電子文件時代條件下,大量電子文件不斷形成,原有的紙質檔案也不斷電子化文件檔案一體化思想進一步發展,有些檔案學者提出要依據統一的標準,遵守統一的規范,將文件從形成、運轉、處理、管理到檔案的收集、整理、鑒定、檢索、利用等各環節有機結合起來,組成一個系統。

  從整體出發,統一規劃,統一安排,對各個子系統環節進行相應的處理,以達到系統的最優化目標,提高文件管理與檔案管理的工作效率三、中外對文件檔案一體化管理的認識存在差異之根源中外對文件檔案一體化管理的認識存在差異,其原因在于我國和國外的檔案學者對文件和檔案概念的不同理解與認識,具體分析如下:國外檔案學者對文件管理與檔案管理密切關系的理解,建立在廣義文件觀即“大文件”概念基礎上,并且他們普遍認為文件是指特定的形成者在其各種社會實踐活動中形成并使用的信息記錄,而無論其載體和記錄如何。以前蘇聯為例,其檔案學者對文件的定義是:用文字、圖表、照相、錄音或其他方法把客觀事物及人類思維活動的信息固定在任何載體上產物。又如,英國有關學者將文件解釋為:一個行政系統所產生的信息資料,包括來源于機構外部的數據,但主要的是一種內部信息材料。

  西方檔案學者對文件的理解使其對文件與檔案關系的認識也更為深刻,提出檔案是具有永久保存價值或在檔案館保存的文件,是“大文件”概念中的一部分。同時,基于廣義文件觀,文件生命周期理論在西方國家形成并不斷發展西方檔案學者大多數認為文件從其產生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存,是一個完整的運動過程。文件生命周期理論就是研究這一總體運動過程及文件屬性與管理者行為之間的關系,是對文件一一檔案運動過程和規律的客觀描述和科學抽象根據這一理論,要求對文件從其形成到永久保存這一完整的過程要采取統一的方法和工作制度加以控制。因而,國外對文件檔案一體化的認識和理解既包括機關內現行文件與半現行文件管理的一體化又包括文件中心與檔案館的業務銜接,這樣才能真正實現文件檔案的一體化管理我國的檔案學者對文件檔案一體化的理解隨著實踐工作的發展而不斷深化,四個階段的認識各有其理論根據所在前兩個階段形成的觀點建立在狹義文件觀的基礎上,具有一定的片面丨性這是因為第一階段中,我國檔案學者僅將文檔一體化局限在公文處理與文件歸檔銜接口處,而第二階段中,仍強調了這一點,其發展之處在于要求運用計算機技術從本質上講,這兩個階段中所反映的對文件檔案一體化的認識并沒有太大的變化第三階段和第四階段中對文件檔案一體化的理解建立在廣義文件觀基礎上,較全面地反映了文件檔案一體化管理的內涵。因為,在這兩個階段時期,文件生命周期理論在我國已得到不少檔案學者的認同,并且獲得了進一步的發展與完善。我國檔案學者將這一理論運用于文檔一體化管理中,提出遵循文件從其形成到被銷毀或在檔案館永久保存這一完整的生命過程,依據統一的標準與規范,統籌各個階段的工作,實現整體的最優化目標,從而減少重復勞動,提高工作效率。

  符少華。檔案,圖書,情報一體化管理是企業信息化發展的方向。檔案學通訊,2001,(6):50-51.張仕君。檔案就是文件的轉化物。中國檔案,2001,劉愛民。國外的檔案特藏室。中國檔案,2001,(12):(責任編輯何旺生)

 
 
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