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紙質文書檔案與電子文件檔案比較研究

放大字體  縮小字體 發布日期:2017-10-18  來源:中國家居網  作者:[db:作者]  瀏覽次數:739
核心提示:  文/吉林省高速公路管理局長春管理分局郭姣紙質文書檔案與電子文件檔案比較研究文件檔案,電子文件檔案在現代生活中發揮出越來越重要的作用,面對電子文件檔案對紙質文書檔案的沖擊,促使我們檔案管理人員加強檔

  文/吉林省高速公路管理局長春管理分局郭姣紙質文書檔案與電子文件檔案比較研究文件檔案,電子文件檔案在現代生活中發揮出越來越重要的作用,面對電子文件檔案對紙質文書檔案的沖擊,促使我們檔案管理人員加強檔案研究,我將深入剖析兩者的定義,分析兩者的優缺,兩者的價值與需求,從而更好的做好檔案管理工作,使檔案管理更好的服務社會。

  比較一、研究背景:電子文件檔案對紙質文書檔案產生很大沖擊網絡技術的快速發展帶動了社會各方面的連鎖變化:多媒體技術的應運而生,數據庫技術的產生,數據網絡傳輸技術的運用,網絡數據資源的共享,大量電子文件的出現等。傳統的檔案管理模式遭受到電子文件檔案的沖擊。隨著電子文件檔案在社會生活中發揮越來越重要的作用,不少人產生了這樣的想法:在不久的將來,電子檔案將取代紙質檔案,獨霸檔案天下。電子文件檔案究竟會不會代替紙質文書檔案,電子文件檔案能不能兼具電子、紙質檔案的雙重作用這些問題擺在我們檔案管理人員的面前,面對新時代檔案管理工作對我們的提出的挑戰,需要我們深入剖析紙質文書檔案與電子文件檔案。

  二、紙質文書檔案與電子文件檔案定義要想解決以上疑問,需要我們從剖析兩者定義入手,了解什么是紙質文書檔案,什么是電子文件檔案。

  紙質文書檔案,顧名思義就是以紙張作為載體,對人類社會、政治、經濟、文化、歷史等各項實踐活動的真實記錄。紙質文書檔案最顯著的特點是以紙張為載體,紙質文書檔案的保存、應用、共享等都受到紙質載體的影響,對于紙質文書檔案的研究離不開“紙質”這一載體特征。

  關于電子文件檔案的定義,看法不一,現援引一二。

  國際檔案理事會電子文件委員會觀點:把“檔案”接收和保存的電子文件稱為“具有檔案性質的電子文件”

  國內典型觀點:“具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數和其他相關數據。

  美國國家檔案館觀點:“由檔案館接收和保存的電子文件直接稱為‘電子文件分析以上幾種觀點的共同點,不難看出,電子文件檔案具有這樣一些特點,首先具有檔案性質,被檔案管理部門接受并保存;其次是”電子“特征,歸結到底,也就是文件現代化的信息技術與硬件載體。

  所以無論是電子文件檔案還是紙質文書檔案,他們都具有檔案的特性,不同的是載體以及因載體的不同而衍生的其他的區別。下面我將著重從兩者的優缺、價值、需求等方面進行比較。

  三、紙質文書檔案與電子文件檔案比較紙質文書檔案與電子文件檔案優缺點比較紙質文書檔案以紙張為載體,在查詢時首先具有有證可依的特點,一旦內容與紙墨融合成一個整體,形成文件或者記錄,隨時可以提供證據,而且具有不易修改性;其次,紙質的載體特征使紙質文書檔案的穩定性比較高,“黑字落白紙”在人們的心中是板上釘釘的事,可信度高;第三界定容易。紙質文書檔案,原始性較強,所以界定非常容易,而且法律效力非常強,幾乎沒有人會對紙質文書檔案產生懷疑。紙質文書檔案的缺點也是由它的載體決定的,紙質文件空間占有率大,壽命受環境條件影響大,傳輸與應用、價值與共享都受“紙質”載體的約束。

  電子文件檔案是以現代存儲體為載體,顯示屏為展示平臺,以計算機為硬件支持。電子文件檔案優點比較多:它具有信息存儲的高密度性。小小的磁盤能夠存儲超量的檔案,可以毫不夸張的說,在條件具備的情況下,一個小小的磁盤能存儲全世界有史以來的所有紙質文書檔案的內容;電子文件檔案的信息與載體之間具有可分離性,可以將巨量文件檔案隨身攜帶;電子文件檔案不像紙質文件檔案,只能現場查閱,可以傳遞快捷,輕易實現在線查詢,便捷實現資源共享。電子文件檔案也有它的缺點,對現代電子信息技術的依賴性強,非人直接識別,一旦失去系統與技術支持,電子文件檔案就可能出現無法識別與查閱,甚至會瞬間銷毀。電子文件檔案存在不安全性,非常容易修改與復制,原始性界定困難,往往會引起人們對電子檔案的法律憑證作用的懷疑。

  紙質文書檔案與電子文件檔案價值比較價值,是檔案能夠滿足社會需求的表現。保存檔案的目的是為了發揮檔案的價值,檔案只有被需求者所使(下轉第61頁)officeoperations辦公室業務檔案學研究面的內容,這種切實可行的方法能夠在更大的程度上加深社會公眾的印象,為檔案工作的創新也提供了良好的。

  電視臺、報紙以及電臺等媒體是宣傳的良好方式,更是實現檔案館與公眾溝通的重要樞紐,綜合檔案館要充分利用這一便利,將館藏建設的各項成果通過媒體進行宣傳,讓更多的檔案資源為社會公眾所熟知,并且被利用,從而促使檔案資源在人類文明的發展、和諧社會的建立等方面發揮出更明顯的價值和光芒。

  (三)提高綜合檔案館利用率,擴大利用范圍提高綜合檔案館利用率,擴大利用范圍最有效的方法就是檔案開放。在不損害國家利益和個人力氣的情況下,檔案開放即是想社會公眾提供最大限度的檔案利用價值。做好開放工作是提高綜合檔案館利用率,擴大利用范圍的最有效的方法。應當按照相關法律和規定,對檔案進行認真篩選,將符合條件的檔案想社會公眾進行開放,并且引導公眾在利用檔案之時要遵守相關規定。與此同時,要定期或者不定期地做好檔案的宣傳工作,借助于發布公告等良好的宣傳方式,將檔案目錄向社會公眾公告,介紹相關的檔案內容以及發展前景等,為開放檔案的合理利用提供扎實的奠基。

  在時代以及網絡信息技術飛速發展的今天,隨著網絡覆蓋面的增大以及信息資源的擴充,檔案館的信息化建設成為其發展的必然,檔案館要結合自身的發展情況,建立本館專屬的網站,運用互聯網的強大功能,將本館的服務項目、館藏情況、規章制度以及先進經驗等曝曬于網絡上,讓社會公眾能夠隨時隨地的通過瀏覽,掌握更多的信息資源,同時,要派遣專業人士,不斷地以圖像、視頻等豐富網站上的資源,使得網站上的內容更加生動和豐富。在專屬的網站上,要提供快捷的查閱形式,讓讀者在查閱欄中只要輸入作者、標題或者日期,就能迅速地找到自己所需要的資料,這樣就可以不用向傳統紙質檔案那樣,要一頁頁地翻閱才能找到自己所需要的檔案。與此同時,不同檔案的使用者也有權限將資料下載到自己的電腦里存儲,以備以后的使用,這樣能夠在更大的程度上提高檔案的利用效率,為檔案的普及提供了強大的催化劑成效。

  提高檔案工作人員的素質新形勢下提高檔案工作人員的素質是一個嚴肅而又緊迫的課題,關系到檔案工作人員隊伍建設的全局和綜合檔案館的建設,需要各級領導的高度重視,真抓實管,加強培養復合型人才迫在眉睫。

  檔案工作人員必須具備專業知識和熟練的計算機操作技能以及一定的法律、法規知識,才能適應新形勢下的檔案工作。綜合檔案館應把復合型人才的培養當成綜合檔案館建設和發展的一個重要環節,創造一個良好的環境,對檔案工作人員進行繼續教育和在職培訓,例如舉辦計算機操作培訓班和法律、法規知識講堂等,開展個性化不同層次、不同類型的繼續教育。另外,還可以組織工作人員到其他館參觀學習,開闊眼界,吸取先進經驗,從而提高檔案工作人員素質。

  在時代的發展以及社會進步的今天,綜合檔案館的建設與發展面臨著更多的發展機遇和更大的挑戰,綜合檔案館要不斷的總結實踐經驗和借鑒精華,努力地豐富館藏內容、加大檔案征集力度,強化自身建設,努力開展綜合檔案館宣傳工作,提高檔案利用率,擴大利用范圍,使綜合檔案館更有效的發揮檔案服務功能。

  (上接第59頁)用,并為社會經濟文化的發展創造出更多價值,檔案才有存在的價值。兩種文件檔案的優缺點決定了兩種文件檔案不同的價值。

  首先他們的價值形成不同。紙質文件檔案,一旦進行記錄與保存,它們的價值就形成了,而且具有不可逆性。電子文件檔案的價值有賴于技術和形成環境,只有將電子文件信息與形成、記錄過程有機結合,才可能產生價值;其次,價值鑒定要素不同。電子文件檔案的價值鑒定,由證據、信息、記憶等形式構成價值鑒定要素,它要求信息得到證據保證,運用技術平臺,為事物、活動的再現提供條件。紙質文書檔案價值的鑒定不同,它注重兩方面的價值,情報性價值與文件的證據性,文件一旦具有信息的內容,并且加上相關部門的確認,紙質文件檔案的價值就實現了。

  (三)紙質文書檔案與電子文件檔案使用需求比較電子文件檔案與紙質文書檔案對檔案需求者的需求影響不同。

  首先需求實現載體不同。從文字發明以來,不同時代的人們運用不同的載體,甲骨一竹簡一絲綢一紙質,文件呈現形式也可能存在差別,或文字、或聲像、或圖片等,但一旦將信息與載體結合后,檔案就可以獨立存在,無需技術和方法支持,只需一定的認知水平就足夠識別檔案的內容,這些檔案只要保存環境恰當,就能長期保存;而電子檔案的載體是現代技術與設備,一旦文件信息被記錄于存儲載體,文件信息就與技術和設備難以分割了,永遠離不開特殊的生存環境條件。電子文件檔案的利用,需要利用者依附現代計算機上,并掌握現代技術,才能實現檔案需求;其次,檔案需求實現方式不同。對于紙質檔案的需求,需求者必須要到檔案館或者相關檔案部門實體檢索才能實現,要通過人力去查閱,檔案檢索程序繁冗,檔案管理人員的工作量相對比較大。電子檔案的需求實現則顯得簡單得多,電子檔案因為是以計算機為讀取方式,在存儲體與網絡上進行,我們可以通過現代網絡傳輸技術實現信息的快捷查詢,異地查詢,操作快速、高效。

  通過以上分析比較,我們不難看出,紙質文書檔案與電子文件檔案各有優缺點,各有存在的價值,各有自己的需求者,所以,電子文件檔案不會取代紙質檔案,紙質文書檔案與電子文件檔案將長期共存,檔案管理必將實行“雙軌制”這需要我們檔案管理部門建立兩套檔案管理系統,并探索建立系統間高效通道,培養復合型人才,使紙質文件檔案與電子文件檔案更好的服務于社會主義經濟文化等各項建設活動,加速社會主義現代化進程。

 
 
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