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綜合性檔案館應盡快建立文件資料服務中心

放大字體  縮小字體 發布日期:2017-10-12  來源:中國家居網  作者:[db:作者]  瀏覽次數:744
核心提示:  解、配合和支持。  5、充分發揮檔案工作網絡作用,調動各單位檔案人員的積極性。基層單位的檔案人員無論是專職還是兼職,他們都應該是檔案工作網絡的成員,他們雖然有義務將本單位的現行文件資料報送給當地的

  解、配合和支持。

  5、充分發揮檔案工作網絡作用,調動各單位檔案人員的積極性。基層單位的檔案人員無論是專職還是兼職,他們都應該是檔案工作網絡的成員,他們雖然有義務將本單位的現行文件資料報送給當地的中心,但作為檔案部門還是應該制定一些必要的激勵措施,調動他們的積極性,從而確保報送文件的齊全完整,為中心奠定堅實的物質基礎。

  6、及時購買有關資料,不斷擴充中心信息量。對于本地各單位形成的文件資料,我們可以通過政府行為,使他們及時地、無償地向中心報送。但中心如果僅僅局限于收集本地的文件資料,其信息面仍然是不完整的。如最新的法律法規材料,在本地無法收集到,而這些信息又恰恰是社會所需要的,為了補充這方面的不足,中心只有通過購買的方式,來滿足社會需求。

  7、及時整理文件資料,方便查找利用。中心對于各單位報送來的文件資料需要進行科學地分類、排列、編目、排架,才能方便查找利用筆者以為,文件資料的分類應和檔案的分類一致,便于管理。文件的排列,以單位一年度一文號順序進行排列。往年的文件,以文件作者為單位,一年的文件裝訂一卷或數卷,當年的文件以文件作者為單位,按文號順序排列放在文件盒內。編目和排架參照檔案的方法進行。

  8、積極宣傳,擴大知名度。中心的建立是檔案界的新生事物,社會對它的職能、性質、內容知之甚少,必須-進行廣泛的宣傳,才能使中心的功能充分發揮出來。宣傳可以通過會議、廣播、電視、報紙、宣傳畫廊、標語等多種形式進行,使中心家喻戶曉,深入到社會各階層、各領域,從而吸引越來越多的人到中心來查找有關文件資料。

  9、提高服務水平,積極為利用者服務。中心建立以后,只有不斷提高服務水平,才能使它的功能充分發揮出來。要提高服務水平,首先在服務形式上,中心既要能提供原件閱覽,普通群眾可前往中心翻閱現行文件,還要能提供目錄查詢,中心所有的文件目錄匯編成冊,利用者可在文件目錄上查看所需的文件,對有條件的地方,中心還應提供計算機檢索和網上瀏覽。通過多種形式的利用服務,讓利用者感到滿意。其次在服務態度上,要滿腔熱忱地為利用者提供相關服務,視利用者為上帝,使他們高興而來,滿意而歸。

  綜上所述,綜合性檔案館建立文件資料服務中心是完全必要的,也是切實可行的。我們應當搶抓機遇,扎實工作,盡快使文件資料服務中心在綜合性檔案館中普及開來,發揮其應有的社會效益和經濟效益。

 
 
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