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淺析電子文件檔案歸檔

放大字體  縮小字體 發布日期:2017-10-10  來源:中國家居網  作者:[db:作者]  瀏覽次數:746
核心提示:  東方企業文化百家論壇2013年8月淺析電子文件檔案歸檔金雯婷(遼寧大學歷史學院,沈陽,110036)行討論,進一步針對所存在的電子文件檔案歸檔的問題提出的建議。  隨著信息化、網絡化的不斷發展,O

  東方企業文化百家論壇2013年8月淺析電子文件檔案歸檔金雯婷(遼寧大學歷史學院,沈陽,110036)行討論,進一步針對所存在的電子文件檔案歸檔的問題提出的建議。

  隨著信息化、網絡化的不斷發展,OA辦公系統的全面普及,電子文件作為一種新型載體,在日常工作中大量產生和運用,為日常工作帶來了便利,有助于提高工作效率。

  系統進行信息記錄、傳輸、存儲和利用的文件。“與傳統紙質文件比較,電子文件有以下幾個特點:1、需要借助于現代化辦公設備閱讀利用;2、借助現代辦公設備和網絡環境迅速處理和傳遞;3、文件可不受時間和距離共享;4、對保管環境的溫濕度、防磁性的要求度高。

  電子文件的歸檔是將具有保存價值的電子文件整理后,從計算機或網絡的存儲器上刻錄或拷貝到可脫機保存的存儲載體上,以便長期保存的過程。歸檔工作是電子檔案管理過程的最初環節,也是關鍵環節,歸檔工作的完成度將直接影響電子檔案管理工作的質量。

  通常說的電子文件復制是指僅復制文件內容,但備份不單是復制文件的內容,還有文件的背景信息,包括文件的屬性參數以及權限,在檔案管理工作中我們通常是對電子文件進行備份,因此在辦公自動化系統中要預先設定數據文件進行備份,在磁盤上保留下數據的當前版本和先前版本。

  手段以便在災難發生時能夠進行數據恢復,這也是IT領域說指備份的含義。“與此相關的另一個概念是歸檔。它是指機構有大量數據今后永遠或者很少使用。但出于服務質量、法規遵從或其他原因,這些數據必須保留以備查詢。

  電子文件的歸檔相對與電子文件的備份更側重于查詢利用作用,通過對電子文件數據和信息的歸檔,保證了電子文件的長久保存與利用。

  三、電子文件歸檔工作中的主要問題有些電子文件管理人員和檔案工作者在對電子文件的歸檔工作不夠重視,忽略歸檔工作或是不能及時完整的完成歸檔工作,而給電子檔案管理工作帶來了很多麻煩。

  文件、圖像電子文件、多媒體電子文件、音頻電子文件等規定了通用的文件格式檔。“但是在各單位的歸檔實際工作中,電子文件的形成單位往往根據自身的利用需要和工作便捷,采用不同的電子文件格式,增加了歸檔工作的難度。

  3、電子文件的原始憑證價值的爭議電子文件不同與傳統的紙質文件檔案,具有易改性、共享性、與載體的可分離性等特點,在實際工作中易出現新問題,如電子文件在歸檔工作中,由于管理人員的疏忽或者其他人為原因對歸檔文件的內容進行修改,其易修改性對檔案的原始性造成了巨大的沖擊,極大地對文件檔案的原始憑證價值提出了挑戰。

  四、加強電子文件歸檔的措施針對電子文件歸檔工作中存在的問題,應當對癥下藥,不斷完善電子文件的歸檔工作,保證電子文件的完整和安全,有助于電子文件的利用。

  1、進行行政立法規范電子文件歸檔格式加緊相關法律法規和標準的制定,由國家檔案、標準化管理部門制定電子公文一體化業務流程標準體系和規則,通過行政立法規范。目前,電子文件歸檔與管理規范已經出臺中華人民共和國電子簽名法已于2004年8月28日第十屆全國人民代表大會常務委員會第十一次會議通過。2005年4月1日起正式執行。

  2、維護電子文件的原始證據性為保證電子文件的原始憑證價值,電子文件歸檔采取介質形式和電子形式,兩種形式一起保存的方法,保護了印章和簽署作為保證文件效力的有效性。“雙套制”在電子文件的歸檔工作中廣泛使用。

  性‘文件,從而識別和保護電子文件的原始結構,保證電子文件的可靠性。“此外,”鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性,以及電子文件的易修改性,也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔,以確保數據的安全。“這些歸檔的措施和方法都有效的保證電子文件的原始證據性,維護電子文件的法律憑證性。

  3、提高對電子文件歸檔工作的意識在各單位大力宣傳檔案歸檔工作的重要性,增強對電子文件的歸檔意識,落實制度規范,提高各單位對于歸檔工作的配合度。另外一方面,定期對電子文件歸檔管理人員進行業務培訓,提高電子歸檔管理人員的業務素質和能力,切實保障電子文件歸檔工作的順利開展與深入進行。

  異地備份就是將電子文件進行邏輯備份或者物理備份后,送到異地保存是檔案部門有效應對突發事件和自然災害的積極舉措。

  2009年10月30日在上海召開的全國檔案館工作會議上曾經提出要重視異地備份,對本級重要檔案及電子文件實行異地備份,對重要的電子文件還要實行異質備份,確保電子文件的長期可讀和絕對安全。現階段很多地區都先后建立了異地備份中心:山東省建立了首家數字檔案異地備份中心泰安市數字檔案異地備份中心。

 
 
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