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淺析企業內部文件資料的安全打印工作

放大字體  縮小字體 發布日期:2017-09-27  來源:中國家居網  作者:[db:作者]  瀏覽次數:771
核心提示:  全打印工作,尤其是要研制和開發(購買)內部文件資料安全打印的系統軟件,才能更好地為企業的科研生產服務,才能取得較好的企業經濟效益和社會效益。  目前,我國中小型企業,對于內部文件資料的打印輸出工作

  全打印工作,尤其是要研制和開發(購買)內部文件資料安全打印的系統軟件,才能更好地為企業的科研生產服務,才能取得較好的企業經濟效益和社會效益。

  目前,我國中小型企業,對于內部文件資料的打印輸出工作般都是采用集中式打印輸出的管理辦法。例如,有的單位通過網絡打印機直接打印,然后到集中打印機室領取打印的文件資料;也有的單位通過電子郵件或NAS將需要打印的文檔上傳到集中打印機室,然后到集中打印機室下載文件并進行打印。這種管理方式在打印過程中需要手動填寫打印記錄,還需要由專職人員負責監督,既浪費了人力、物力,還存在內部資料外泄的安全隱患。為此,為了加強企業內部文件資料的安全打印工作,就顯得格外重要了。下面就存在的問題、打印流程的設計、研制(或購買安全打印系統軟件等,作進一步的闡述。

  隨著我國計算機技術、網絡技術、信息化安全水平和要求的不斷提高,原有的文件資料打印流程存在的各種問題逐漸顯現。

  2.1信息安全管理措施不全。個人或部門用戶在發起打印文件資料任務時缺少打印流程控制,沒有限制員工的打印權限,也沒有從技術上按文檔要求進行打印控制,造成每一個員工或任何員工都可以發起打印任務或打印任何文檔。

  2.2打印審批過程不完善。打印流程的審批過程存在漏洞環節,例如,發現在審批通過后的文檔上,可以進行修改、替換,而且還存在著多次打印、填寫不真實的打印記錄等情況。如果使某些重要文件資料被隨意打印了,查看實際打印的文檔內容又與提交審批的文檔內容不相符,就失評估的信度和效度,為今后更好開展培訓項目積累豐富的經驗。

  如今,一個項目成功的標志已由傳統簡單的“多快好省”,轉變成了現代更高要求的“多快好省+達到這一目標的重要管理模塊。本文將項目管理的理論知識融入培訓項目中,對培訓項目人力資源管理做了專門的研究,拓展了項目管理的研究視角。在對培訓項目人力資源管理現狀進行闡述的基礎上,發現了目前存在的一些問題,并提出了改進措施。通過研究,筆者認識到,對于我國的企業來說目前必須清醒認識實施科學管理的重要性和緊迫性,樹立先進的管理理念,在結合我國企業實際情況的基礎上積極借鑒國外相應的管理思想、方法和手段,確立合理的組織結構、工作分解和職位描述,在管理層面上去了審批管理人員對重要文件資料打印的控制。

  2.3郵件發送打印沒有限制。在檢查中發現,在郵件發送打印方,每個人都可以登錄打印公共郵箱進行文檔的打印。這樣就存在著重要文檔有可能被非法打印、查看、修改、刪除的漏洞環節,那樣就會造成企業內部重要信息的被篡改、外泄等嚴重后果。

  2.4人工填寫打印記錄容易出錯。手動填寫打印記錄的方式易產生錯誤或不完整記錄,而且紙質記錄不易保存、難以進行事后追查和責任認定。

  2.5傳統的打印流程效率低。在傳統的打印流程中,由于郵件收發、NAS下載、手動填寫記錄等環節易造成排隊等候打印文檔的情況,降低了打印效率,不利于企業各項工作的高效開展。

  2.6打印機型號各異不兼容。各不相同的打印機驅動不一樣,有的打印機對打印文件格式不支持,無法完成打印任務。

  2.7單一領導審批不便于工作。個人或部門用戶的所有人都通過郵件將要打印的文件發送到領導郵箱進行審批,會導致領導的郵箱空間迅速被塞滿,影響正常工作。

  3研制(或購買)安全打印系統軟件為了更有效地保障企業內部文件資料的安全打印工作,就必須完善企業內部文件資料安全打印的各項規章制度,進步研制或開發購買打印安全監控與審計系統軟件。

  3.1全打印系統流程。設計的打印安全監控與審計系統要遵循國家標準,并針對本企業安全打印工作采取全周期管理,實現全過程、全人員、全類型文件、全打印設備的電子化打印服務,在確保信息安全管理的同時,設計簡單、便捷的電子化打印方案。安全打印系統可設為:打印申請、打印審批、打印輸出以及回收處理。通過對這四個階段的文件進行監管,從而滿足全周期管理,比如,各用戶(注冊的合法用戶)可像操作本地的打印機樣,對各種格式的實現與發達國家的接軌,創建積極向上的團隊,用激勵和績效手段,控制和改進人力資源管理方式,確保培訓項目質量。

 
 
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