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淺議如何加強基層央行電子文件資料的整理歸檔和保管工作

放大字體  縮小字體 發布日期:2017-09-25  來源:中國家居網  作者:[db:作者]  瀏覽次數:798
核心提示:  楊東梅保永祥基層人民銀行電子文件資料來源廣泛,形成者不僅有各業務部門的承辦人,還有數據錄入員、計算機專管人員等。與紙質文件資料相比,電子文件資料歸檔所涉及的問題更加廣泛,受制約因素多,僅靠檔案部門

  楊東梅保永祥基層人民銀行電子文件資料來源廣泛,形成者不僅有各業務部門的承辦人,還有數據錄入員、計算機專管人員等。與紙質文件資料相比,電子文件資料歸檔所涉及的問題更加廣泛,受制約因素多,僅靠檔案部門很難完成,應采取電子文件資料形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文件資料形成部門熟悉各項管理業務,了解電子文件資料的自然形成規律和歷史聯系,是承擔歸檔工作的主要責任者,在鑒定工作價值時最有發言權;檔案管理部門掌握歸檔的原則、方法,又了解情況,可以發揮把關和統籌作用;計算機管理部門既是電子文件資料的形成單位,又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門,在電子文件資料歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透,揚長避短,發揮各自的優勢,在電子文件資料歸檔中集成體,共同形成質量較好的電子文檔。

  目前,基層央行電子文件資料歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶,大多數電子文件形成者在觀念上誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔,多數電子文件資料都是在承辦人保管,沒有統一規范歸檔交檔案管理部門管理,使電子文件資料沒有充分發揮其提供利用價值的作用,同時,也造成基層央行檔案管理工作中的全面性、規范性有所欠缺。如何將如此之多的電子文件資料收集整理歸檔和規范保管,將電子文件資料歸檔和管理工作納入本單位的立卷歸檔制度,使基層央行的檔案管理工作更加全面、規范,筆者認為從以下兩個方面開展工作:、文書電子文件資料的整理歸檔以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤;第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長歸檔電子文件資料的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同盤上方便利用。

  為了確保文書電子文件組盤統規范,應由各股室檔案兼職人員在接收歸檔文件資料時集中完成,組盤后,兼職檔案人員應以統的數據庫結構和規范命題,并建立文書檔案盤內文件目錄,便于計算機對盤內文件查找。

  (二)隨著計算機信息管理網的建立與發展,基層央行越來越多的重要文件通過辦公自動化傳輸,大大提高工作效率在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性,是歸檔的重點。現階段基層央行上級通過辦公自動化傳來的電子文件大多數都是電子文件先到,紙質文件隨后到,可選擇由文書承辦人員把重要的紙質文件錄入南天檔案管理系統,通過掃描形成的影像文件,確定密級和保管期限歸檔進入檔案數據庫。而一般的紙質文件按歸檔要求錄入歸檔目錄后,按紙質文件的歸檔方法歸檔。通過掃描形成的影像電子文件,由承辦部門根據文件的重要性,確定密級和保管期限,按歸檔鍵轉入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如:分類號、檔號等,然后進入檔案數據庫。

  (三)對歸檔的電子文件提出格式的統要求對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文件,檔案部門經與承辦部門協商后,對歸檔的電子文件提出格式要求,1般認可幾種通用性較強的軟件,如:。DBF、。DOC、。TXT、。EXE等文件,由電子文件形成部門編目整理,再按要求移交檔案管理部門統一保管。

  二、科技電子文件資料歸檔科技電子文件檔案種類較多,可以按照基建、設備、房地產、聲像檔案分類管理,然后再按項目歸檔。

  電子文件歸檔方式和途徑的選擇紙質檔案的載體較為穩定安全,而電子文件的載體穩定性差,易損壞,因此歸檔方式的選擇至關重要。經實踐檢驗,利用磁盤,脫機采集數據的介質移交方式容易造成數據丟失。如遇質量較差的磁盤,會影響文件的可讀性。為防止數據丟失需制作多份備份盤存檔,這不僅加大了工人員素質加強學習意識,不斷學習新知識,掌握新技能,并提倡創新精神以適應國庫業務不斷發展變化的要求。同時要根據國庫業務和管理的需要及時調整和充實人員,實現人力資源的優化組合和利用。

  要根據業務的特點和范圍合理定崗定責,推行分工明確,任務到人,各負其責的管理方式,以保證國庫工作的正常、安全進行。

  (二盡快在基層國庫推廣建立國庫單賬戶體系,并以國庫集中支付為資金的主要撥付形式針對財政、稅務、商業銀行等不同的部門制定不同的監管辦法,同時要加強監管信息溝通,加強預算收支執行系統各行為主體之間的協調控制,建立財、稅、庫、行聯席會議制度,完善協調機制,對各自監督檢查中發現的問題及時溝通和反映。有必要時可以成立獨立的監管機構或由上1級國庫機構對下一級的財政、稅務、商業銀行等不同的部門進行監管。

  (三)加快基層國庫網絡系統建設信息、通信和網絡技術是現代財政管理必不可少的工具和手段,也是實現國庫單一賬戶順利運作的重要前提條件,因此,應加快基層國庫網絡系統建設,盡快實現財、稅、關、庫、行之間的聯網,以達到信息互通,資源共享,提高效率。

  (四)建立健全各職能部門之間統一可行監督管理機制上級行各職能部門在業務管理上對縣支行基礎業務部門進行統一要求和安排,對各類登記簿進行適當的合并和刪減。這樣縣支行基礎業務部門就能夠節省一定的人力、物力,去從事金融服務和業務處理,這樣就會使得整個國庫管理和監管有一個較好的發展。

  近幾年來,針對基層央行業務差錯率高、累查累犯率高、發案率高的“三高”問題,以及新知識、新業務、新技能的廣泛應用而存在的潛藏風險,從總行到基層行都要求把內控建設列為一項長期性工作來抓,并在此工作上做了許多有益的探索和嘗試,如:型職工“活動、”制度落實年“活動的開展、內部監督機構設置(支行設立紀檢虞金安李世青監察審計室)、崗位整合、檢查頻率加快等,以及中國人民銀行崗位風險防范指南、人民銀行分支機構內部控制指引的出臺、各種應急預案制訂演練,各種工作責任制、追究制的推行等,應該是方方面面,應有盡有,標準之高,力度之大,防范之嚴,也確實收到了顯著的效果。但”三高“問題以及潛在的風險問題依舊不少,一些深層次的問題仍值得我們進一步思考。在此筆者提出兩大觀點,供大家討論。

  其一,部分基層央行職工的綜合業務知識已到了歷史上的“枯竭期”這觀點并非危言聳聽,在一次支庫主任會上就此命題形成了強烈的共鳴,上級業務部門也如此說,并反映有時一天中要接10多個電話,都是業務問題的請教,有的職工業務系統的些簡單操作都不會,因為誤操作,系統不認可,致使其他支行也受連累。

  那么,部分基層央行職工的綜合業務知識已到了歷史上的“枯竭期”的原因是什么,其實問題的答案并不難找到。

  隨著我國改革開放的大踏步前進,國民經濟的高速發展,經濟金融全球化以及知識經濟的到來,銀行業包括中央銀行進入了一個飛速發展時期,新知識、新業務、新技能對傳統業務帶來了巨大沖擊,對基層央行職工是一個巨大沖擊和挑戰。尤其是計算技術的廣泛應用和聯網,徹底取代了傳統的手工作業,這是時代進化的趨勢和結果,如果你具備計算機知識、精熟系統操作程序,工作效率將是N倍的提高。但部分基層支行的現狀是:年齡結構老化,許多職工又沒有受過高等教育和專門訓練,雖然有的行大專以上學歷占了80%以上,但是名不副實。要叫他們掌握計算機這門高深的學問談何容易,即使是簡單的操作,不懂其原理,也是勉為其難,只能是照著葫蘆劃瓢,知其一不知其二,不出錯才怪。出現這樣的局面,原因主要是兩方作量,也增加了存貯磁盤的數量,簡便而安全的方式利用光盤存貯。

  由于歸檔電子文件以脫機方式保存,基層央行現階段在實際使用中大量電子文件資料還是用軟磁盤和光盤保存。光盤比磁盤具有良好的抗干擾能力和結構穩定性,有利于歸檔電子文件資料的長期保存,因此,應配備光盤刻錄機,將歸檔電子文件轉儲到光盤上。軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點,必須制定保護措施。

  把好軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命,高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質量軟磁盤往往不到-年,就讀不出數據。目前市場上存在不少質量低劣產品,所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。

  統一軟盤的規格,使用3.5寸高密盤保存。

  加強病毒防范。要求各業務部門加強計算機的病毒檢測,確保保存電子文件資料的磁盤不帶病毒,并將磁盤經常置于保護狀態。

  對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件資料就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。

  規范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里,環境空氣相對濕度控制在40%50%,溫度控制在1424在條件允許時,及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤,便于長久保存。

  規范排放和使用。光盤的存放應置于電子檔案盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲,在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。

  保持良好的溫度、濕度環境。高溫會使光盤化、變形或老化,潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在1424C,相對濕度40注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感,陽光的直射會使光盤過早老化。因此,光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤,對長期、永久保管的,定期復制是延長電子文件資料壽命的有效措施,磁盤每2年,光盤每5年轉儲一次,轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。

  與紙質文件相比電子文件資料歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作,主要原因是大多數電子文件形成者在觀念上誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔,或怕增加工作量而不愿承擔此項工作;或由于電子文件對計算機系統的依賴性,使其必須借助計算機編目歸檔,這對不熟悉操作技術的立卷入來說,不像從事紙質文件立卷工作輕車熟路,容易產生畏難情緒;筆者認為,推動基層央行電子文件資料歸檔工作的著眼點要高,立足點要實,在做好電子文件資料歸檔工作時,應從本單位辦公自動化與信息管理工作的實際出發,順應其規律,摸清信息產生的源頭,促使電子文件資料歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序,建立電子歸檔制度,使基層央行電子文件資料整理歸檔和保護工作得以加強。

 
 
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